Паперова трудова книжка поступово перетворюється на звичайний сувенір. Раніше це був ваш головний документ, а тепер — лише додаток до записів у базі даних Пенсійного фонду. Держава дала перехідний період до червня 2026 року, щоб усі ці записи перекочували з паперу в цифру.
Якщо до цієї дати інформація не з’явиться в електронному реєстрі, ваш стаж до 2004 року (до того, як усе почали фіксувати автоматично через внески) фактично «зависне». Це не означає, що він зникне назавжди, але доводити його в майбутньому доведеться через архіви, довідки або навіть суди, що зараз, у часи війни та релокації бізнесу, може стати справжнім квестом.
Сергій Литвиненко, арбітражний керуючий, адвокат, керуючий партнер АО «Віннер Партнерс», для читачів kyiv1.com пояснює, що зараз головне завдання — переконатися, що на порталі ПФУ ваші дані відображаються коректно.
Перехід на електронний облік
Перехід на електронний облік — це не просто «цифровізація заради цифровізації». Це створення єдиного надійного джерела даних у Реєстрі застрахованих осіб (РЗО).
-
Автоматичне призначення пенсії: Система сама бачить ваш стаж і нараховує виплати без необхідності подавати стоси паперів.
-
Захист від втрати даних: Паперову книжку можна загубити, вона може згоріти або залишитися в окупації. Електронний запис зберігається в хмарі ПФУ.
-
Дистанційний доступ: Ви в будь-який момент можете завантажити довідку ОК-5 або ОК-7 через портал «Дія» або вебпортал ПФУ.
Що станеться після 1 червня 2026 року?
Хоча прямої адміністративної відповідальності (штрафів) за відсутність сканованої книжки закон не передбачає, наслідки будуть процедурними та фінансовими:
-
«Невидимий» стаж. ПФУ бачить внески з 2004 року (коли з’явився персоніфікований облік), але стаж до 2004 року підтверджується саме записами в трудовій. Якщо їх не оцифрувати, цей період просто «випаде» з розрахунку пенсії.
-
Бюрократичне коло. Якщо підприємство, де ви працювали у 90-х, ліквідоване, а дані не оцифровані, вам доведеться шукати архіви по всій країні або йти до суду.
-
Затримки у виплатах. Лікарняні та допомога по безробіттю можуть розраховуватися некоректно або з великими затримками через необхідність ручного підтвердження стажу.
Як діяти прямо зараз?
Як вказує юрист автор статті, обов’язок лежить на тому, у кого книжка «на руках».
Якщо ви працівник
-
Зайдіть на portal.pfu.gov.ua за допомогою КЕП (електронного підпису) або BankID.
-
Перевірте розділ «Електронна трудова книжка». Якщо там порожньо або бракує періодів до 2004 року — потрібно подати скан-копії.
-
Зробіть кольорові скани всіх сторінок трудової книжки (у форматі PDF або JPG).
Якщо ви роботодавець
Ви зобов’язані завершити процес оцифрування книжок штатних працівників до зазначеної дати. Після сканування паперова трудова книжка видається працівнику під підпис і зберігається у нього.
Важливо: Враховуючи реалії воєнного стану, цифрова копія — це ваш єдиний «бронежилет» у відносинах із соціальними службами в майбутньому.
Якщо ви самі зберігаєте свою книжку, то й відповідальність за її «переїзд» у хмару лежить на вас. Це робиться за кілька хвилин через інтернет: просто завантажуєте фото всіх сторінок на сайт фонду. Якщо ж ви працюєте і книжка лежить у відділі кадрів, це має зробити роботодавець.
Після оцифрування паперовий примірник повертається вам на довічне зберігання, а держава вже бачить ваш стаж автоматично. Це ваш спокійний сон щодо майбутньої пенсії чи лікарняних без біганини по кабінетах.
